7年探索数字生活的最大收获:回顾

效率思维 Feb 22, 2021

作为一个职业产品人,又作为一个APP和软件狂热爱好者,我对数字化的生活简直无比热衷,而这其中我花费了很大精力去建立自己的知识系统、笔记系统和任务管理系统,围绕它们还建立了自己多种多样的工作流。可以说“折腾”,是我自己很长一段时间的关键词,这个折腾的过程,也让我收获了不少,其中一个非常重要的就是:“回顾”。

“回顾”是作为信息管理角度来说的,任务管理、文档管理、知识管理都包含在内,这是一个很简单的概念,可以从各种信息管理的方法论中看到。

GTD中的回顾

在GTD中,将任务管理分为5个步骤:收集、厘清、组织、回顾、执行

其中回顾,是串起整个流程的关键一环,经常的回顾清单和任务,把他们赶出你的大脑,之后才是行动的阶段。也就是说,我们再真正行动之前,还必须要进行回顾,而不是组织完任务就立刻开始。所以在任务管理中,行动前最重要的工作就是回顾目前已有的任务,将它们按照目前的状态进行整理,这时大脑中就会有一个蓝图,此时再去行动,就可以做到打消顾虑清空大脑。

行动之后再进行回顾,根据行动的结果反推组织和安排的是否恰当,进一步优化未来的任务安排。

费曼技巧中的回顾

在费曼技巧里,获取、教学、回顾、简化是它最主要的几个环节,回顾也是其中明确指出的,回顾知识就像是复习单词,一遍一遍强化印象,对抗遗忘曲线的同时,查漏补缺,真正掌握学习的知识。

卡片盒笔记法中的回顾

临时笔记、文献笔记、书目笔记、最终笔记,卡片盒笔记法的核心思路就是知识的联系,将零散的知识通过一个虚拟的关系给联系起来,建立联系的过程就少不了对过往知识的回顾,这个回顾过程又无形中加强了对旧知识的理解。

回顾之所以重要,这是和大脑的构造密切相关的

在《慢思考:大脑超载时代的思考学》这本书中提到了“存储脑”概念,休息的时候大脑会重新组织此前获得的各种信息,主动建立连接。存储脑工作的方式就是在利用大脑空闲的时间将已有的信息整合起来。所以想象一下知识和信息之间建立联系的过程,就像是大脑中脑细胞建立连接的过程,回顾的重要性就在于建立更多的连接,或者是抛弃无用的信息,这和大脑的工作方式非常相似。也是为什么我们现在也开始重视笔记里面的双向链接,这种信息连接的方式确实能让我们因此受益。

回顾也是一个对抗“熵增”的过程

熵增指的是:在一个孤立系统里,如果没有外力做功,其总混乱度(即熵)会不断增大。就好比我们如果不洗衣服,家里堆积的脏衣服和臭袜子会越来越多,很简单的一个概念,但确确实实反应了我们很多常态。对于越来越混乱的任务、笔记和文件,我们就必须要定期整理,让他们始终保持井然有序。

想象它们就像是一群熊孩子,你要做的是让他们规规矩矩的在月球执行任务,如果不去管,估计1小时后你可能会看到一个“一派祥和”的景象...

如果你认为自己不是一个足够自律的人,想想自己为什么坚持不了记账、或为什么无法按照计划减肥。拿记账来说,这一定是由于最初的一两次没有按照计划执行,也许是周末两天出去玩忘记了记账,导致周一如果要记录就要补好多内容,好麻烦,于是自己把自己劝了下,最后放弃了。熵增定律告诉我们,正常情况下混乱程度会不断增大,以至于越大的混乱需要越多的外力才能将其恢复。

回顾能帮助我们“熵减”。还是那群月球上的熊孩子们,如果把间隔1小时变成了10分钟,也许永远都不会发生那么“祥和”的画面。

信息管理app中的“回顾”

  • OmniFocus:专门设计的“回顾”功能
  • Todoist:自定义的过滤器
  • 滴答清单:每日安排、过滤器和摘要功能
  • 微软todo:我的一天中的智能任务推荐
  • 另外要说的是新推出的浮墨笔记,高级版的回顾推送功能,也相当于是帮助我们回顾过去的记录

最好的回顾,是自己主动复盘

工作和生活中,我基本都在践行GTD的方法,这其中最让我感同身受的就是很容易就忘记了回顾,尤其是当任务安排出现延误,未完成任务逐渐堆积的情况下,整个体系都有崩盘的风险,但造成这种情形的最主要原因还是没有及时回顾和整理。

在那个时候,往往将这种体系的崩溃认为是工具无法满足我的使用需求,从而将注意力又放到了其他的工具上,然后又开始了一轮新的尝试、摸索、学习和实践,将自己整个任务管理的体系又迁移到另一个工具去,这时候奇妙的事情发生了。迁移的这个过程我会发现很多过时的、用不到的任务,当然也就没有必要迁移到新的工具去了,然后就发现新的工具是如此好用,这种新奇感会给我一种错觉,自己的任务管理体系又重新恢复到有序的状态了。其实,正是因为这个折腾的过程,帮我真正回顾和整理了所有的任务,才使得它更好运转起来的。主动回顾的效果也远比被动回顾好得多。

回顾,也要更频繁才是。如果这个系统混乱的速度很快,那么就需要更高频率的回顾和整理,不过对于日常来说,如果能做到一天一回顾,那已经很完美了。

回顾的最终奥义

不论使用什么工具,及时回顾和总结是最重要的一点,我特别想要分享的其实就是这个,在追求效率和自我管理的同时,我们需要知道这其中的核心是什么。一张纸也能做好任务管理,工具和形式永远是最后要考虑的,它仅仅是帮我们提高效率而已。

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